Менеджмент

Мифы про удалённых сотрудников, которые мы разрушили сами

Наши разработчики всегда трудились из дома, но также был офис в Москве, в котором сидела часть менеджеров. Мы настроили бизнес-процессы так, чтобы работать на удалёнке было удобно, так что со временем офис опустел сам собой — закрыли его без проблем с дисциплиной и дедлайнами.

Мы делаем веб-разработку на заказ и с начала 2018 года все наши сотрудники работают удалённо. От Таллина до Комсомольска-на-Амуре, семь часовых поясов.

Сейчас в команде 20 человек и больших трудностей с управлением нет. В статье рассказываем, какие мифы про удалённых сотрудников мы разрушили.

Миф 1: удалённых сотрудников сложнее контролировать

На удалёнке работодатель боится потерять контроль: кажется, что команда полным составом переедет в тропики, менеджеры перестанут отвечать на звонки, а разработчики побросают проекты и займутся сёрфингом. Вокруг появляется контролирующая мишура: веб-камеры, скриншоты экрана и прочие радости Большого Брата.

Нам эта схема показалась сложной и слегка бесчеловечной. Конечно, мы ведём задачи в YouTrack, но это больше для управленческого учёта, чтобы считать себестоимость проектов и видеть, когда команда застревает. Так мы узнаём наши слабые места, чтобы потом помогать сотрудникам прокачиваться в компетенциях, которых не хватает.

Если человек в небольшой фирме откровенно халтурит — это видно, поэтому мы не боимся давать людям свободу. Значит ли это, что удалённые сотрудники не подходят большим компаниям? Зависит от того, как настроено взаимодействие отделов. Если хаоса в делах по минимуму, а фирму можно представить, как совокупность самостоятельных команд — проблем быть не должно.

Миф 2: удалёнщики непостоянны и их нет, когда они нужны

Нас выручает простое правило: с 11:00 до 17:00 по мск нужно быть на связи в корпоративном чате. Рабочими задачами в это время заниматься необязательно, главное — отвечать на сообщения в течение 15 минут.

Так мы делаем коммуникацию предсказуемой — большая часть обсуждений проходит в эти шесть часов. Если нужно уйти в офлайн, сотрудник предупреждает остальных в общем канале чата.

По поводу непостоянства: давайте честно, ничто не мешает офисному сотруднику взять и в один прекрасный день не прийти на работу. Вопрос лишь в том, как быстро вы заметите пропажу человека на удалёнке.

Чтобы быть уверенным в команде, все договорённости нужно оформлять по ТК и делать коммуникацию между сотрудниками организованной. Но об этом в разборе следующего мифа.

Миф 3: дистанционная работа затрудняет коммуникацию

Общаться и правда становится труднее, но не потому что коммуникация усложняется — просто она перестаёт быть неосознанной. В офисе всегда есть возможность задать вопрос более опытному коллеге или поторопить товарища, если он затягивает работу. На удалёнке приходится придумывать специальные инструменты.

  • Большинство переговоров проходят через Rocket.Chat, развёрнутый на наших серверах. Сделали в нём каналы для отделов и проектов, неформальную флудилку прикрутили — всё как полагается.
  • Новости компании можно узнать в Notion, там директор раз в месяц пишет подробный отчёт: что сделали хорошего, какие клиенты на подходе и нет ли проблем с текущими проектами. Там же собираем базу знаний компании, регламенты и проектную документацию.
  • Чтобы сотрудники чувствовали присутствие коллектива, у нас есть обязательные планёрки в Google Meet. Для менеджеров и дизайнеров один раз в неделю, для разработчиков — три. При необходимости сотрудники созваниваются дополнительно, чтобы обсудить конкретный проект.

Этого достаточно, чтобы справляться с чувством одиночества, про которое рассказывают удалёнщики. Но иногда стоит подогревать неформальные обсуждения в чате.

На днях наши разработчики устроили первый сеанс совместного программирования: желающие работали перед веб-камерами и общались, как будто они находятся в одном офисе. Первый опыт получился успешным — параллельно с работой решаются мелкие вопросы, которые надолго зависли бы в трекере задач.

Теперь у нас всегда открыт общий звонок в Hangouts. Люди подключаются по желанию, если хочется почувствовать себя частью коллектива.

Миф 4: на удалёнке сложнее контролировать утечки данных

Правда в том, что вы всё равно не сможете контролировать утечки без отдела корпоративной безопасности, а в небольших фирмах его обычно нет. Если кто-то действительно захочет украсть данные компании, он рано или поздно это сделает — неважно, работает он на удалёнке или в офисе.

Главное — обезопасить команду от случайностей. Настроить двухфакторную аутентификацию, выбирать пароли посложнее. В общем, стандартные правила интернет-безопасности.

У компании должен сложиться единый информационный контур: доступы к сервисам через корпоративную почту, документы для третьих лиц открывают только менеджеры, а все пароли хранятся в 1Password.

Миф 5: удалёнщики спят до обеда

Очевидное преимущество удалённой работы — наконец-то можно выспаться и начать день, когда комфортно. Но недавно мы провели опрос среди сотрудников и результаты нас удивили.

60% опрошенных начинают работу в промежутке с 08:00 до 10:00 — так же, как в обычном офисе. Кто сказал, что хороший код в первой половине дня не пишется? Пишется, да ещё как.

Раньше 08:00 начинают день 10%, а с 10:00 до 12:00 за монитор садятся только 30%.

При этом пик продуктивности у всех наступает по-разному. 30% лучше всего работают с 09:00 до 12:00, другие 30% — с 12:00 до 15:00. Рано утром предпочитают трудиться 20%, а остальные голоса поровну распределились между вечером и поздним вечером.

Миф 6: удалёнщики работают урывками и тратят оплаченное время на развлечения

60% опрошенных действительно написали, что работают спринтами. Вот только спринты получились продолжительные, по 2-3 часа каждый. 20% работают по 7-8 часов без перерыва — такой концентрации можно только позавидовать.

Оставшиеся 20% распределяют время по классической схеме с небольшими вариациями: 4 часа — обед — 4 часа.

Даже те, кто работает с перерывами, редко отвлекаются на хобби и развлечения. Большинство сотрудников в течение дня посвящают время житейским делам: забрать ребёнка из школы, оформить документы, сходить в больницу. Бытовуха, никакой романтики.

Возможно, дело в том, что команда у нас небольшая. Затеряться трудно, поэтому каждый человек работает на совесть.

Возможно, дело в том, что команда у нас небольшая. Затеряться трудно, поэтому каждый человек работает на совесть.

Миф 7: удалённые сотрудники неравномерно распределяют нагрузку в течение недели и перерабатывают ради лишнего выходного

Всегда есть соблазн освободить половину пятницы, задержавшись на работе в среду или четверг. Мы не против, но опрос показал, что этим преимуществом пользуются только 30% сотрудников. Оставшиеся 70% придерживаются офисного графика и работают примерно одинаковое количество часов каждый день.

Видимо, так людям проще держать себя в тонусе — они знают, когда рабочее время, а когда отдых.

Проблемы, с которыми мы на самом деле столкнулись

Некоторые клиенты не доверяют подрядчикам, у которых на сайте нет адреса. Важно почаще упоминать, что все сотрудники работают в штате — заказчики путают удалёнщиков с фрилансерами, а репутация у разработчиков на фрилансе так себе.

Не всем удобно работать из дома. Однажды мы даже оплатили сотруднику коворкинг, но в итоге он понял, что удалённая работа ему не подходит совсем.

Сложно сделать фото команды. Если нужна фотография для статьи или нового раздела на корпоративном сайте, взять её просто неоткуда. Встречи сотрудников проходят раз в полгода и на них бывают не все.

Удалёнка способствует переработкам и выгоранию. Работодатели боятся, что распределённая команда будет бить баклуши, но на деле всё наоборот: когда границы дня размыты, сотрудники привыкают к переработкам. Приходится напоминать об отдыхе и следить за рабочим графиком — иначе усталость, проблемы со здоровьем и спад продуктивности.