Менеджмент
MAY 06, 2020Артём Полтавцев

Как неправильное использование приложений чуть не стоило нам $50 000

Мы работаем удалённо с 2013 года и знаем, в каких местах новички-удалёнщики бьются головой. В статье 5 глупых ошибок, которые мы совершили, пока искали идеальный набор приложений для онлайн-офиса. Бонус в конце: ссылка на каталог приложений для удалённой работы.

Мы занимаемся заказной веб-разработкой. До 2018 года мы работали в формате «офис в Москве + удалённые сотрудники в регионах». Сейчас офиса нет совсем, зато есть полностью распределённая команда из 20+ сотрудников.

Тут мы расскажем про наши ошибки в организации удалённого офиса. Будьте уверены, в ближайшие месяцы многие руководители споткнутся о те же места, что и мы семь лет назад.

Кстати, недавно мы запустили онлайн-каталог приложений для удалёнки. В конце статьи есть ссылка: можете сами оценить проект.

Ошибка 1: документы вместо базы знаний

Google Drive — это про одноразовые таблички и официальные бумажки. Если вы планируете хранить там формы и регламенты, к которым будете возвращаться снова и снова — лучше сразу посмотрите в сторону базы знаний: Notion, Coda, Confluence, Яндекс.Вики.

В жизни каждого бизнеса наступает момент, когда пора фиксировать опыт и процессы — иначе новички будут сходить с ума, попадая в вашу команду. Но когда регламентов становится 30-40 — их нужно как-то структурировать, иначе вы не сможете быстро найти нужный.

Однажды наш менеджер потратил полчаса, чтобы найти файл в Google Drive. Тогда мы решили перенести всю проектную документацию в Notion. Это, казалось бы, простое дело стоило компании 20 человекочасов. 20 оплачиваемых часов просто на то, чтобы по-новому организовать документы.

Осознав ошибку, мы собрали на базе Notion всю инфраструктуру управления — проекты, HR-менеджмент, CRM-систему и корпоративную социальную сеть. В Google Docs мы бы такое точно не провернули.

Ошибка 2: менеджеры контролируются, как исполнители

Первые месяцы после полного перехода на удалёнку мы пытались точно подсчитывать затраты на менеджерские задачи. Ха!

Квадратно-гнездовой YouTrack с чёткими ТЗ, дедлайнами и эстимейтами отлично подходит для разработчиков. Используя тот же инструмент для менеджеров, мы быстро столкнулись с проблемами — задачи оценивались от балды, сроки постоянно срывались и люди страдали. Ад перфекциониста: нет чувства завершённости, ничего не работает, как нужно.

Понятно, что такой контроль был бесполезен. Сделанные задачи копились, а потом отмечались все разом — менеджеры не использовали YouTrack для организации рабочего дня. Точные потери в продуктивности измерить трудно, но ясно, что они были огромными.

В такой ситуации разумно переместить менеджеров на отдельную площадку, где меньше заполняемых полей и больше свободы. Обычно эта площадка больше напоминает продвинутый to-do list, чем трекер.

Сначала мы тыкались в Asana, но потом решили отказаться от дублирующих приложений и перешли на Notion. Там вообще нет чётких шаблонов: каждый менеджер фиксирует задачи так, как ему комфортно. Также мы сразу интегрировали Notion со Slack — это избавило нас от ненужной коммуникации, отчёты о выполненных задачах теперь приходят автоматически.

Ошибка 3: шеринг вместо корпоративного хранилища

Поначалу мы делились файлами как придётся: в телеграм друг другу скидывали или выгружали на личные диски-драйвы. Дизайнеры ещё не использовали Figma, вся работа шла в Photoshop — файлы передавались часто, а терялись ещё чаще.

Три-четыре раза мы теряли наработки по проектам, приходилось отрисовывать интерфейсы заново. Не повторяйте наших ошибок и сразу используйте корпоративный Google Drive, Box, Dropbox или Яндекс.Диск.

Ошибка 4: пароли в описаниях к задачам

Поначалу вопросы кибербезопасности нас не волновали. Пароли хранились там, где они обычно нужны — в задачах и карточках проектов. Такой подход чуть было не стоил нам 50 000 долларов.

Дело было так: мы чуть не попали на NDA, потому что YouTrack баганул и дал проиндексировать свои внутренности поисковикам. У нас там было всё: логины, пароли, вся sensitive data. Заказчик заметил утечку и дал нам по шапке.

Разработчики YouTrack ошибку исправили, c заказчиком удалось договориться, но после этой истории мы не доверяем пароли сервисам, которые не специализируются на кибербезопасности. Сейчас внутри компании закрытый информационный контур и замороченные правила: все логины/пароли в 1password, доступами в чатах не обмениваемся, в рабочих приложениях их не храним.

Ошибка 5: халявный open-source

Несколько лет мы оплачивали Slack на всю команду. Групповые звонки там удобные, шеринг экрана функциональный — было круто, когда они добавили фичу с рисованием поверх экрана собеседника. Но в 2017 году наш якорный клиент (треть выручки) снизил объём заказов из-за проблем в бизнесе. Нам пришлось резать косты, в том числе и на офис.

Тут мы открыли для себя мир бесплатного полнофункционального софта. Остановились на связке Rocket.Chat + Jitsi Meet в качестве звонилки — оба продукта устанавливаются на собственные сервера, что нас полностью устраивало. Интерфейс кривоватый, но мы ж суровые кодеры — функции важнее всего. Так нам казалось, по крайней мере.

Мы потратили на развёртывание, тестирование и внедрение новых приложений 20 часов менеджмента и 20 часов разработки, а потом начали натурально плеваться. Rocket.Chat баговал, уведомления не приходили вовремя и в целом оставалось неприятное чувство: чтобы поработать, приходилось буквально продираться через неудобный интерфейс.

В итоге мы перешли на бесплатную версию Slack без полной истории чатов и Google Meet для созвонов. Всё-таки стартовая версия платного продукта оказалась лучше, чем полностью бесплатное решение. Урезанная история сообщений даже стала поводом улучшить дисциплину в команде — всю важную информацию по проектам нужно хранить в Notion, а не в чатах.

Выбирайте инструменты с умом

Самое главное в распределённой команде не в приложениях, а в ритуалах и людях — не все подходят для удалёнки, а оставшихся нужно периодически склеивать друг с другом. Приложения вторичны, но без них вы хороший рабочий процесс не организуете.

Недавно мы запустили Remote — бесплатный каталог приложений для удалённой работы. Загляните туда, чтобы найти подходящие сервисы для вашего офиса. Выбирайте с умом и не повторяйте ошибок за нами.

remote.ratio.digital

А ещё мы сделали стикерпак для общения в удалённой команде: https://t.me/addstickers/Cat_Remote

Похожие статьи

06/25/2020
Inbox Zero в Telegram: как разгрести сообщения по методике для электронной почты

Главный принцип Inbox Zero: держать папку «Входящие» пустой.

06/16/2020
Гайд по Notion для бизнеса: 14 шаблонов для рекрутинга и HR

Поддержите эту статью на vc.ru, если вам интересно посмотреть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.

06/04/2020
Новая норма: почему удалёнка — это всерьёз и надолго

Говорят, пандемия закончится и все вернутся в офис. Но так ли это?

05/28/2020
Как понять, что сотрудники ненавидят вашу компанию

Четыре теста в Google Формах.

04/29/2020
Как мы сделали сайт с каталогом приложений для удалённой работы

Онлайн-каталог приложений Remote — сами решайте, из чего собирать удалённый офис.

03/18/2020
Как временно перейти на работу из дома и не потерять контакт с командой

Если использовать приёмы удалёнщиков, то получится сохранить продуктивность на месяц-полтора.

10/17/2019
Figma для недизайнеров: горячие клавиши и фишки для совместной работы

Горячие клавиши и фишки, которые пригодятся при совместной работе.

09/13/2019
Почему я бросил фриланс: впечатления backend-разработчика после 2 лет «свободы»

Мы попросили backend-разработчика Алексея по пунктам сравнить свой фриланс и удалённую работу в штате.