Менеджмент
JUN 25, 2020Артём Полтавцев

Inbox Zero в Telegram: как разгрести сообщения по методике для электронной почты

Пять лет назад я узнал про Inbox Zero и разобрался с хаосом в рабочих письмах. Но теперь я трачу на почту всего 2 рабочих часа в неделю, а на мессенджеры уходит 7-8 — оптимизировать нужно их.

Когда в Telegram появилась группировка по папкам, я сразу захотел настроить пустой инбокс. Большинство мессенджеров всё ещё не дают группировать чаты, но я думаю, что это временное явление: с каждым годом диалогов становится больше, личные сообщения смешиваются с рабочими — в каком-то виде группировка появится везде.

Когда настанет этот чудесный день, Inbox Zero можно будет настроить хоть в «Одноклассниках».

Зачем нужен пустой инбокс

Главный принцип Inbox Zero: держать папку «Входящие» пустой — чтобы сообщения заканчивались, в прямом смысле слова. Быстро посмотрел инбокс, ответил на 2-3 важных сообщения, а другие папки уже и смотреть не хочется — заранее знаешь, что там ничего важного нет.

Но Inbox Zero появился во времена, когда основными отвлекающими факторами на работе были телефон и электронная почта. Сейчас у нас есть мессенджеры, таск-менеджеры, уведомления — вся работа перемещается туда. Но почему-то с рабочими приложениями мы взаимодействуем не так, как с почтой: считается нормальным не структурировать входящие и реагировать на пуши сразу, как они приходят.

Вот скриншот моего недельного отчёта по инструментам коммуникации. На один только Telegram уходит в два раза больше времени, чем на электронную почту — и в Spark, и в веб-клиенте.

Учитывается только время за компьютером. Ещё 1,5-2 часа я провожу в Telegram с планшета, читая каналы.

Выходит, что Inbox Zero в почтовых клиентах становится всё более бесполезным — мы и так почти не пользуемся email. А вот c пустым инбоксом в телеге я экономлю нервы и силы, которые можно потратить на рабочие задачи.

Важный момент: общее время в мессенджерах при этом практически не уменьшается. Зато я успеваю сделать больше задач — общение становится более продуктивным, ведь разгребать сообщения вручную не нужно.

Как настроить Inbox Zero в Telegram

Сначала пробежимся по настройке, а ниже я объясню, как этим пользоваться. Пока просто сделайте эти четыре шага:

  • Отключите уведомления. Можно запретить телеграму присылать уведомления на уровне системы, но лучше вручную поставить все каналы и чаты на mute — так пуши не будут выскакивать даже во время работы с приложением.

  • Уберите всё ненужное в архив. Под ненужным я понимаю группы и чаты, в которых не нужно быстро отвечать — всё, что вы читаете просто для сведения.

  • Создайте папки Personal, Groups, Channels. Это личка, рабочие чаты и телеграм-каналы — засуньте в папки все соответствующие источники, кроме заархивированных групп и чатов. Если используете ботов, сделайте отдельную папку Bots.

    Гифка с настройкой папок

  • Создайте папку Unread. По сути это и есть пустой инбокс, который мы будем видеть при открытии приложения. Сюда сваливаются все непрочитанные сообщения от контактов и групп, которые мы не отправили в архив. После прочтения эти чаты пропадают из Unread, искать их нужно в соответствующих папках.

    Гифка с настройкой Unread

Как пользоваться папками

По умолчанию у меня всегда открыта папка Unread — по сути это лента уведомлений, которая не пытается прислать мне миллион пушей.

Когда есть свободная минутка, проверяйте Unread. Ваша задача: сохранять эту папку пустой, на остальные можно не обращать внимания, если времени мало. Не держите приложение открытым и не ждите, пока вам напишут. В рабочее время я проверяю Unread где-то раз в час, в остальное время Telegram закрыт.

В другие папки заходите по случаю. Если сами хотите написать кому-то — ищите нужную переписку в Personal или Groups, а также в поиске по приложению.

Не копите неотвеченные сообщения в Unread. Если можно отписаться за 1-2 минуты — это нужно сделать сразу, как увидели сообщение. Когда планируете ответить позже, создайте задачу в списке дел, чтобы не забыть. Если понимаете, что сегодня не успеваете — предупредите собеседника.

Папку Channels используйте как новостную ленту. В основном я подписан на профессионалов, в компетенциях которых я уверен, а новостных каналов избегаю. Во время карантина я отписался от пары каналов по экономике, потому что они постили статистику заболеваемости — это не давало пользы, но вызывало негатив, который мешал работать.

Когда нечего делать, читайте архив. Там должны быть только неважные группы — сам я захожу туда, только когда действительно нет задач и хочется посмотреть, что происходит на проектах.

Подписывайтесь на телеграм-канал

Я веду телеграм-канал @panfilovonline, в котором рассказываю про управление удалённой командой и рабочую коммуникацию в онлайне.

Подписывайтесь, чтобы первым узнавать о похожих статьях и читать полезные посты, которые больше нигде не публикуются.

Похожие статьи

06/16/2020
Гайд по Notion для бизнеса: 14 шаблонов для рекрутинга и HR

Поддержите эту статью на vc.ru, если вам интересно посмотреть другие шаблоны — мы ведём в Notion все внутренние дела нашей компании.

06/04/2020
Новая норма: почему удалёнка — это всерьёз и надолго

Говорят, пандемия закончится и все вернутся в офис. Но так ли это?

05/28/2020
Как понять, что сотрудники ненавидят вашу компанию

Четыре теста в Google Формах.

04/29/2020
Как мы сделали сайт с каталогом приложений для удалённой работы

Онлайн-каталог приложений Remote — сами решайте, из чего собирать удалённый офис.

05/06/2020
Как неправильное использование приложений чуть не стоило нам $50 000

В статье 5 глупых ошибок, которые мы совершили, пока искали идеальный набор приложений для онлайн-офиса.

03/18/2020
Как временно перейти на работу из дома и не потерять контакт с командой

Если использовать приёмы удалёнщиков, то получится сохранить продуктивность на месяц-полтора.

10/17/2019
Figma для недизайнеров: горячие клавиши и фишки для совместной работы

Горячие клавиши и фишки, которые пригодятся при совместной работе.

09/13/2019
Почему я бросил фриланс: впечатления backend-разработчика после 2 лет «свободы»

Мы попросили backend-разработчика Алексея по пунктам сравнить свой фриланс и удалённую работу в штате.